Quais os check points vitais durante o processo de fechamento de custos?

No custeio por absorção, onde os gastos variáveis (matérias primas, insumos, embalagens) advêm do módulo de estoque e, os gastos fixos, da contabilidade, fica evidente que os dois primeiros passos para o fechamento de custos são:

I) Fechar e atualizar o custo médio dos estoques (itens comprados);

II) Contabilizar todos os custos fixos, tais como: folha, depreciação, material de uso e consumo, serviços contratados e, inclusive, o custo dos itens comprados (calculados no item 1). Todos estes GGFs (gastos gerais de fabricação), uma vez contabilizados, servirão de base para o cálculo de custo dos produtos acabados e semi-acabados;

Finalizada as duas etapas acima, quais são os próximos passos?

Quais controles devo ter para garantia (de prazo e acurácia) dos números apresentados?

O post de hoje demonstra exatamente o processo de fechamento de custo industrial, e esclarece, de uma vez por todas, os principais check points que devem ser observados em cada etapa, evitando, com isso, surpresas desagradáveis ao final do fechamento.

Um abraço e boa leitura!

Lucas Martins da Costa Moreira

Imaginem um fechamento de custo industrial dividido em 2 sub-processos:

1) CUSTOS BAIXADOS VIA OP:

Figura 1 Custos Baixados Via OP

Exemplos de custos baixados via OP: consumo (requisições) de matérias primas, embalagens, insumos, etc, desde que vinculados a uma Ordem de Produção.


2) CUSTOS ALOCADOS VIA RATEIO

Figura 2 Custos Alocados via Rateio

Exemplos de GGFs (Gastos Gerais de Fabricação) alocados via rateio: material de uso e consumo, folha de pagamento, depreciação, serviços contratados, etc, que, por definição, sofrem rateio no custeio absorção.


Nos fluxos acima é fácil perceber a necessidade de um ponto de controle sempre que um módulo estiver enviando (ou recebendo) informações de outro. Afinal se o seu dead line é o 5.º dia útil, definitivamente NÃO é aconselhável percorrer todas as etapas de fechamento, para, somente no último dia, você descobrir que o número está errado!

Este check point (parcial ou total) é chamado no dia a dia simplesmente de “conciliação”.

Na prática, essa conciliação ocorre da seguinte forma:

1) Conciliação dos custos baixados via OP

Na figura 1 podemos observar que o módulo de estoque é o centro do processo. Ou seja, tão logo calculado e contabilizado o custo dos itens comprados, deve-se conferir a movimentação de estoque (no módulo de suprimentos) com a movimentação de estoque (no módulo contábil) e, da mesma maneira, se o módulo de suprimentos está idêntico ao consumo de insumos, embalagens e matérias primas apropriadas nas OPs, pelo módulo de Produção&Custo.

Mas por que conciliar essas informações? O ERP já não deveria garantir essa acurácia?

Sem entrar no mérito dos motivos, infelizmente, as informações entre os diversos módulos do “sistema de gestão integrado” NÃO batem, sendo vital que a área responsável concilie as diversas fontes de dados, antes de divulgá-las!

E, justamente por este motivo, é melhor descobrir o problema no 1.º dia do que no 5.º dia útil (ou pior do que isto: não conferir as informações entre os módulos, apresentar um report errado e tomar um multa fiscal, por exemplo!). Aliás, quanto antes identificar o erro melhor, pois sobrará tempo para a empresa atuar na causa raiz, corrigindo uma má parametrização do sistema, treinando o usuário (no caso de erro humano), e/ou, abrindo um ticket para a TI, no caso de inconsistência do ERP.

A BSuite é a única plataforma de Inteligência de Negócios que possibilita a você conciliar as informações do ERP durante o processo de fechamento. Entre em contato e agende uma Demonstração.

2) Conciliação dos custos alocados via rateio

Após contabilização do GGF (Gastos Gerais de Fabricação), podemos separar a alocação de custo via rateio em duas etapas:

2.1 Primeira Etapa: Rateio de Custo Indireto para o Custo Direto de Fabricação.

Tomemos por exemplo um valor de $1.000, lançado em dois centros de custos, Qualidade e PCP. Tal como abaixo (em negrito):

Centro de CustoDescrição Custo Indireto (sem rateio)Custo Direto (sem rateio)Custo Total (sem rateio)
1.01.01Custos Indiretos
1.01.01.01Qualidade $ 600,0$ 600,0
1.01.01.02PCP $ 400,0$ 400,0
1.01.02Custos Diretos
1.01.02.01 Fermentação$ 3.200,0$ 3.200,0
1.01.02.02 Ensacamento $ 1.500,0$ 1.500,0
TOTAL GERAL $ 1.000,0 $ 4.700,0 $ 5.700,0

Figura 3 Tabela Custo Indireto e Direto (sem rateio)

A primeira distribuição, consiste justamente em ratear o custo indireto de fabricação (CIF) para os centros de custos diretos de fabricação (CDF).

No exemplo acima, considerando-se um processo produtivo simples, onde a Fermentação absorve 70% dos custos indiretos e o Ensacamento 30%, podemos concluir que os centros de custos indiretos ficarão zerados e os centros de custos diretos absorvem os custos, via rateio:

Centro de CustoDescrição Custo Indireto
(com rateio)
Custo Direto
(com rateio)
Custo Total
(com rateio)
1.01.01Custos Indiretos
1.01.01 .01Qualidade $ 600,0
1.01.01 .02PCP$ 400,0
1.01.02Custos Diretos
1.01.02 .01Fermentação600 x 70% +
400 x 70%
$ 3.200,0 $ 3.900,0
1.01.02.02Ensacamento 600 x 30% +
400 x 30%
$ 1.500,0 $ 1.800,0
TOTAL GERAL $ 1.000,00 $ 4.700,0 $ 5.700,0

Figura 4 Tabela Custo Indireto e Direto (com rateio)

Surge então o primeira conciliação a ser realizada:

Será que todos os meus custos foram devidamente rateados?

No exemplo, acima, os $5.700,0 originais (antes do rateio), permaneceram iguais aos $5.700,0 (após o rateio), comprovando com isso que os custos indiretos foram integralmente distribuídos?

2.2 Segunda Etapa: Apropriação do custo direto de fabricação em cada OP.

Uma vez que os valores indiretos foram rateados para os diretos, inicia-se uma nova etapa, alocando este custo em cada OP (ou cada produto). Normalmente, calcula-se uma taxa horária (em $/minuto, por exemplo), da seguinte forma:

Centro de CustoDescrição Custo Total
(com rateio)
Tempo de produção total
(minutos)
Taxa horária
($/minuto)
1.01.01Custos Indiretos
1.01.01 .01Qualidade
1.01.01 .02PCP
1.01.02Custos Diretos
1.0.02 .01 Fermentação$ 3.900,0 46.000 min$ 0,0848 / min
1.01.02.02 Ensacamento $ 1.800,010.000 min$ 0,1800 / min
TOTAL GERAL$ 5.700,056.000 min$ 0,1239 / min

Figura 5 Taxa Horária

Esta taxa em $/minuto representa que cada produto que “passar” pelo processo receberá $ 0,0847 / minuto (na fermentação) e $ 0,018 / minuto (no ensacamento ).

Listando portanto o tempo de produção de cada OP e multiplicando pela taxa horária, deve-se chegar ao mesmo custo anterior (no caso, $5.700,0), tal como demonstrado abaixo:

Produto / OPCentro de Custo Taxa horária
($/minuto)
Tempo de produção OP
(minutos)
Custo Total
(com rateio)
Produto ABC (OP 001)Fermentação $ 0,0848 / min 20.000 min$ 1.696,0
Produto XYZ (OP 002) Fermentação $ 0,0848 / min 5.000 min$ 424,0
Produto ABC (OP 003) Ensacamento $ 0,1800 / min 3.000 min$ 540,0
Produto ABC (OP 004) Fermentação$ 0,0848 / min 5.000 min $ 424,0
Produto XYZ (OP 005) Fermentação $ 0,0848 / min16.000 min$ 1.356,8
Produto XYZ (OP 006) Ensacamento $ 0,1800 / min 7.000 min$ 1.260,0
TOTAL $ 0,1239 / min 56.000 min$ 5.700,0

Figura 6 Alocação da Taxa horária por produto

Fica portanto, comprovada mais uma conferência a ser realizada: o valor total alocado em cada OP (Figura 6) é o mesmo do custo após rateio (Figura 5)?


Em resumo:

Para conferir se o custo baixado via OP está correto, você deve:

a) Conciliar a movimentação de estoque no módulo de suprimentos com o módulo contábil;

b) Conferir a movimentação de estoque no módulo de suprimentos com o módulo de Produção e Custos;

Para conferir se o custo via rateio está correto, você deve:

a) Conciliar o custo contábil (no módulo de contabilidade) com o custo antes da distribuição Custo Indireto => Custo Direto;

b) Conciliar o custo do item a (antes do rateio) com o custo direto (pós rateio);

c) Conferir os valores (pós rateio) com o custo distribuído para cada OP;

Os painéis 2.4.02 “Custo Apropriado de Componente” e 2.4.03 “Custo Apropriado do Processo” da BSuite reduzem o prazo de fechamento e aumentam a acurácia do número, conciliando as informações de custo industrial da sua empresa.

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